Вопросы и ответы о ведении трудовой деятельности в электронном виде

С 1 января 2020 года работодатели начнут ежемесячно предоставлять в ПФР информацию обо всех изменениях трудовой деятельности работников в электронном виде. А работники до конца года должны выбрать, оставить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную. В первом случае для сотрудника ничего не изменится, но работодатель будет вести его трудовую сразу в двух форматах. Во втором случае бумажную трудовую книжку работнику отдадут на руки и останется только электронная версия. При увольнении работодатель предоставляет работнику сведения о трудовой деятельности по специальной форме либо в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, — как выберет сам работник. Но если вдруг работник потеряет этот документ, то все сведения всегда можно получить из базы данных ПФР.

У тех, кто в 2021 году впервые будет трудоустраиваться, трудовые книжки будут только в электронном виде. При этом сведения о приеме на работу и об увольнении с 2021 года работодатели должны будут предоставлять уже в Пенсионный фонд на следующий рабочий день. А вот остальные сведения работодатели будут предоставлять также ежемесячно. Это нужно для того, чтобы мы могли вовремя представить эти данные человеку в электронном виде.

С 1 января 2020 года работодателям необходимо будет предоставлять в электронном виде в Пенсионный фонд данные о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника. То есть это сведения о приеме на работу или увольнении с работы, о месте работы, профессии, должности и сведения о любых изменениях, которые происходят внутри организации, например — перевод с одной должности на другую, из одного структурного подразделения в другое или переименование организации. Раньше в Пенсионном фонде таких данных не было, теперь же все, что записано в трудовой книжке, будет предоставляться нам в электронном виде от работодателей в соответствии с Трудовым кодексом.

Начиная с 2020 года, работодатели будут ежемесячно предоставлять в ПФР сведения о трудовой деятельности работников. Первый отчет за январь 2020 года необходимо представить до 15 февраля 2020 года. 

Все процессы будут осуществляться в рамках стандартных процедур и на основе доработанных бухгалтерских программ, поэтому работодателю нужно будет просто освоить новую версию.

Работодателям до 30 июня 2020 года включительно необходимо уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.

При этом предусмотрено, что гражданин в течение 2020 года должен сделать выбор и написать заявление о том, что он либо оставляет свою бумажную трудовую книжку, либо переходит на электронную. 

Кроме того, если человек не написал ничего в течение 2020 года, например, был в длительной командировке, в отпуске, болел или не работал, то за ним и после 2020 года сохраняется право написать заявление о своем выборе в пользу бумажной или электронной трудовой книжки. До тех пор работодатель будет продолжать вести его трудовую книжку в бумажном виде.

Да, будут вписаны номер приказа об увольнении и основание для увольнения.

Нет, конечно. Это персональные данные.

Не может. Сведения о трудовой деятельности хранятся в системе Пенсионного фонда, которая соответствует всем требованиям по приему, хранению и обработке персональных данных. Для этого применяется самое современное оборудование, использование которого одобрено и рекомендовано регуляторами в области защиты информации. Гораздо чаще люди теряют бумажные трудовые книжки.